Factuurmanagement via een ECM oplossing gemakkelijk gemaakt

Elke dag komen bij bedrijven talloze facturen binnen: elektronisch of op papier, als PDF of in gestructureerd formaat. De uitdaging ligt bij de bewerking: dit moet snel, veilig en voordelig gebeuren. Met een geautomatiseerde verwerking van binnenkomende facturen is dit mogelijk. 

Geautomatiseerde verwerking van binnenkomende facturen
Dat is precies het uitgangspunt van het factuurmanagement van ELO Digital Office. Met ELO Business Solution Invoice worden binnenkomende facturen na het digitaliseren compleet verwerkt. Vervolgens bestaat de mogelijkheid om de gegevens automatisch in het ERP-systeem over te nemen. Daarbij wordt rekening gehouden met alle procesfasen van binnenkomende facturen.

Fase 1: registreren

Bij de factuurverwerking past ELO zich aan de individuele workflows van het bedrijf aan. Of de factuur nu op papier, per e-mail of als gestructureerde record binnenkomt, en of deze op de postkamer of direct door de boekhouding wordt geregistreerd: zodra de factuur is gescand en gedigitaliseerd, staat deze in het ELO-postvak en is klaar om geautomatiseerd verder te worden verwerkt. Ook bij vreemde valuta, omdat er rekening wordt gehouden met actuele wisselkoersen.

Fase 2: verwerking

De optionele module ELO DocXtractor classificeert de factuur, extraheert gegevens zoals factuurnummer of bedrag en controleert of de juiste bestelling of pakboninformatie in het ERP-systeem beschikbaar is. Onvolledige gegevens, zoals bijvoorbeeld een ontbrekend klantnummer, worden automatisch aangevuld. Bovendien wordt gecontroleerd of alle wettelijk voorgeschreven factuurinformatie beschikbaar is. Vervolgens wordt de factuur voor vrijgave doorgestuurd. Dit kan individueel en persoonlijk worden vastgelegd.

Fase 3: boeking

De boeking gebeurt aan de hand van een voorgeconfigureerde en uit te breiden workflow. Alle workflowstappen worden vastgelegd en in de ELO Feed weergegeven. Verdere informatie bij het factuurdocument kan eenvoudig via de Feed worden aangevuld. Ook uitchecken of opnieuw inchecken in het bewerkingsproces is mogelijk. Alle informatie wordt na controle en vrijgave aan het ERP-systeem ter beschikking gesteld. De factuur wordt geboekt en in ELO gearchiveerd. 

Fase 4: controlling

In de cockpit voor binnenkomende facturen kunnen alle facturen worden weergegeven die zich in het lopende proces bevinden. Aantal en status zijn direct zichtbaar, kortingstermijnen en betaaltermijnen worden bewaakt en dankzij een vroeg waarschuwingssysteem nageleefd. Met enkele muisklikken kunnen verschillende evaluaties worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld een uitgebreide ranking van de crediteuren. Daarbij komen individualiseerbare groeperings- en filteropties. 

Met ELO Business Solution Invoice zijn bedrijven daarom goed voorbereid. De oplossing voor factuurmanagement is gebaseerd op Best-Practice-uitgangspunten en kan eenvoudig en snel worden gerealiseerd. 

"Geïndividualiseerde ELO ECM-systemen worden toegepast bij bedrijven in alle groottes en branches. In enkele gevallen vormen echter standaards het betere uitgangspunt, bijvoorbeeld wanneer het gaat om scenario's als de bewerking van binnenkomende facturen", legt Karl Heinz Mosbach uit, directeur van ELO Digital Office GmbH. "Daarnaast zijn er talrijke andere standaard workflows die wij in het kader van onze ELO Business Solutions oppakken. Zo groeit de portfolio gestaag en onze klanten profiteren van onze ervaringen en optimalisaties van bestaande projecten." 

Voordelen van het ELO factuurmanagement in één oogopslag

  • Facturen onafhankelijk van vorm of formaat verwerken
  • Factuurinformatie registreren en met het ERP-systeem afstemmen
  • Facturen individueel vrijgeven
  • Informatie bij facturen in het lopende proces opvragen
  • Workflows voor de boeking voorconfigureren en uitbreiden
  • Statistische evaluaties maken 

U wilt meer weten over ELO Business Solution Invoice en informatie krijgen over andere ELO-oplossingen? Neem contact met ons op!