Starten met e-factureren? Tips uit de praktijk!

E-factureren levert veel voordelen op en daarom gaan ook steeds meer organisaties dit doen. E-factureren hoeft zeker niet ingewikkeld te zijn en een implementatie hoeft ook niet lang te duren. In de praktijk lopen organisaties toch tegen uitdagingen aan. Gaat uw organisatie starten met e-factureren? De volgende tips kunnen u daarbij helpen.  

Tip 1 Bepaal waar u uw e-facturen binnen wilt krijgen

Organisaties gebruiken vaak diverse software. Misschien gebruikt u inkoopsoftware, workflow software, ERP/Accounting software, of een combinatie hiervan? In dat geval is het de vraag waar u uw e-facturen binnen wilt laten komen. Uiteraard hangt dit ook af van het proces dat u gebruikt. Verstuurt u bijvoorbeeld ook orders, dan is het inkoopsysteem de meest logische plek.

Maak voor uzelf inzichtelijk welke mogelijkheden er zijn en wat voor uw organisatie de beste keuze is. (Download voor meer informatie ons gratis whitepaper.) Bekijk daarnaast ook welke dienstverleners er zijn die met uw software kunnen integreren. 

Tip 2 Zorg dat u e-facturen in verschillende formaten kunt ontvangen

Veel organisatie krijgen facturen binnen via e-mail. Soms zit daar ook een UBL bestand bij dat elektronisch verwerkt kan worden. In de praktijk lukt dit vaak niet, omdat de UBL net een ander formaat heeft. Zaken als ordernummer of kostenplaats kunnen dan niet automatisch verwerkt worden. 

Hoewel steeds meer partijen overstappen op het formaat van PEPPOL/Simplerinvoicing (SI-UBL), is formaatconversie vandaag de dag nog essentieel. Kijk of u gebruik kunt maken van een dienst die het formaat dat uw leverancier aanlevert, kan converteren naar het formaat dat uw software kan verwerken. Dat scheelt zowel u als uw leveranciers veel tijd en frustratie. 

Tip 3 Help uw leveranciers met elektronisch factureren

Wanneer organisaties starten met e-factureren lopen ze vaak tegen het probleem aan dat ze nog weinig facturen elektronisch ontvangen. Er wordt een e-mail gestuurd naar alle leveranciers en er wordt veel tijd gestoken in het onboarden van grote leveranciers. Na een poosje zijn er wat grote leveranciers overgestapt, maar het overgrote deel van de facturen wordt nog steeds niet elektronisch verwerkt. 

Enerzijds komt dat doordat er weinig aandacht wordt geschonken aan kleinere leveranciers. Het onboarden van deze bedrijven is vaak lastiger, terwijl deze longtail wel zorgt voor veel verwerkingstijd per factuur. Als u e-factureren echt succesvol wilt maken dan is het van belang om ook deze groep te helpen bij het elektronisch factureren. 

Anderzijds blijkt de onboarding van leveranciers vaak niet zo eenvoudig te zijn. Met een e-mailtje of een telefoontje bent u er namelijk niet. Voor de meeste leveranciers is hier meer voor nodig. Informeer al uw leveranciers tijdig dat u wilt gaan e-factureren en neem het op in uw algemene voorwaarden. Ook veel kleine leveranciers zijn al in staat om facturen elektronisch te verzenden, al weten ze dat niet altijd. Help hen daarom met passende informatie en vertel hen over de mogelijkheden die er zijn. Op deze manier zorgt u er niet alleen voor dat u meer e-facturen ontvangt, maar hiermee behoudt u ook de goede relatie met uw leverancier. 

Meer informatie

Wilt u meer informatie over hoe u e-factureren succesvol kunt maken voor uw organisatie? Download dan hier onze gratis whitepaper of neem alvast een kijkje op onze website. Uiteraard ontmoeten wij u graag op het Factuurcongres.